Micrososft Exel

Historia

Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicación para la creación de presentaciones multimediales).

Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al año 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con fórmulas inteligentes que los traten como datos cronológicos.

¿Que es?

Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de información numérico o de texto.

Excel es una hoja de cálculo electrónica desarrollado por Microsoft, el cual se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos llamados Office, el programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más extendida y usada a nivel global, hoy en día el trabajo de cualquier ingeniero, financiero, matemático, físico o contable sería muy diferente sin la aplicación de cálculo Excel.

Una hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto por columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son las celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de información que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja de cálculo.

Partes de la hoja Excel

1. Barra de Inicio Rápido (Nueva característica en Office 2007).
2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).

4. Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel.
5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas.
6. Columnas de la hoja.
7. Filas de la hoja.
8. Celda activa.
9. Indica la celda activa
10. Asistente para funciones.
11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.
14. Controles para cambiar la vista de la hoja.
15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

Herramientas de Microsoft Excel

Las herramientas básicas de Microsoft Word tanto como las deMicrosoft Excel son las mismas como son las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y tamaño de letra, esas están incluidas en la pagina 4 y 5, solo mostrare las nuevas de Excel.

Barra de Funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas adelante.

Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente que contengan números y da el resultado en otra celda

 Orden Ascendente: Este botón es para que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo 

 Graficas: Este botón es para insertar una grafica en la hoja decálculo, hay muchos tipos de graficas, pero eso lo vamos a ver después.

 Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, como dinero, contabilidad, etc.

 Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero y al quitar la selección de la celda aparece el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el numero

 Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un número con muchos decimales

 Unir celdas: Este botón es muy útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente para titulares

Características

Las principales características de Excel son:

·         Es una hoja de cálculo

·         Puede hacer cálculos muy largos

·         Tiene limitaciones increíblemente pequeñas

·         Una tabla no es un reto par Excel

·         Plantillas y ejemplos muy explícitos

·         Relleno y formato de celdas

Insertar una función

Una función, es un comando que le das a Excel para que haga una cosa determinada, nosotros solo aprenderemos las 4 primeras cosas.

Pero primero, tienes que aprender los requisitos para una formula.

·         Tiene que empezar con el signo de igual, así le darás a entender a la computadora que vas a hacer una formula o función:

Ejemplo: =

·         Después del signo de igual, tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar función) las 4 funciones que vamos a ver son:

·   

o    Suma: Suma todas las celdas seleccionadas

o    Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas

o    Max: Te da el número más grande de las celdas seleccionadas

o    Min: Te da el número más pequeño de las celdas seleccionadas

Ejemplo: =suma

·         Ahora, tenemos que abrir paréntesis y ahí especificar donde es que queremos que sume, del promedio, el mínimo o el máximo número (en cual celda(s))

Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)

	A
1	1
2	2
3	3
4	=suma(a1,a2,a3)

·         Finalmente, solamente haz clic en cualquier de las otras celdas y el resultado va a aparecer

Ejemplo:

	A
1	1
2	2
3	3
4	6

Para métodos más fáciles, en vez de poner a1, a2, a3, a4…, puedes poner a1:a4

Hacer una formula

Una fórmula es casi como una función, una función es algo que la computadora ya tiene hecho (algo que está guardado para que haga algo) y una formula, es como tu función personalizada.

La fórmula se hace casi igual que la función:

·         Empezamos con un signo de igual

·         Ahora tú puedes hacer una operación básica o larga con respecto a una celda

Los caracteres que se usan en operaciones básicas son:

+ Para sumar

– Para restar

* Para multiplicar

/ Para dividir

También puedes incluir una función en una formula como:

=a1+3*2*suma (a2:a4)

Las formulas son igual o más útiles que las funciones porque la computadora no sabe a lo que una empresa, negocio o tú se van a enfrentar

Las formulas pueden “sustituir” a las funciones, por ejemplo:

En vez de =promedio (a1:a3) puedes poner =a1+a2+a3/3, claro que las funciones son más prácticas que las formulas, pero viéndolo desde otro punto de vista, es muy útil

Insertar una fila o una columna

Insertar una fila o una columna puede ser muy útil cuando hiciste mal los cálculos de filas o columnas te faltan o te sobran columnas, pero eso ya no es un obstáculo más para Microsoft Excel

Es muy sencillo insertar una fila o columna. Digamos que tienes 2 diferentes bases de datos y necesitas más espacio en el medio, solo sigue estas 2 instrucciones fáciles de seguir:

·         Selecciona una celda donde quieres que se inserte abajo tu nueva fila y haz clic en el botón derecho y presiona insertar…

·         Selecciona insertar toda una fila y listo, te la inserta

Este método también funciona con las columnas, solo has clic en insertar toda una columna.

También puedes eliminar una fila completa o columna, solamente haciendo estos 2 pasos:

·         Selecciona una celda donde quieres que se elimine en la misma fila (en la seleccionada) y haz clic en el botón derecho y presiona eliminar…

·         Selecciona eliminar toda una fila y listo, esta eliminada

Si, también funciona para las columnas, solo haz clic en eliminar toda una columna.

Encabezados y relleno de celdas

Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que más se usan en una base de datos, como el nombre de la empresa, nombre de transición, factura, etc. Esto es una cosa muy fácil de hacer en Excel

Solamente tienes que seleccionar las columnas que quieres juntar, y haz clic en el botón de combinar y centrar, así:

Para rellenar una celda, puedes usar la opción de relleno en el menú de herramientas “dibujo”, si no lo tienes, solamente has clic en . Solamente selecciona el color que quieres que una celda tenga de color y listo

Ejemplo:

Gráficas y tipos de ellas

Las gráficas son otras de las cosas más importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple dibujo.

Vamos a ver como insertar una gráfica y que nos muestren los datos de celdas actuales.

·         Selecciona los datos que quieres representar

·         Haz clic en el botón

 para insertar la gráfica

·         Haz clic en la gráfica que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas más adelante)

·         Haz clic en siguiente

·         En el siguiente paso, omítelo (2/4)

·         En el paso 3 de 4 puedes incluir un título y ponerle etiquetas a los ejes X e Y

·         En el último paso solamente tienes que especificar si quieres poner la gráfica en la misma hoja o en una nueva

Los tipos de gráficas son:

Columnas y barras: Para comparar valores

Líneas: Mostrar fácilmente muchos números

Circular: El por ciento de un todo

Área: Presenta la tendencia a través del tiempo

¿ Como se utiliza ?

CURSO BASICO DE EXEL

Hoja Exel ventajas y desventajas

Ventajas

Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea. La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo. Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores altamente calificados. Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.

Desventajas

Las capacidades de las hojas de cálculo se están automatizando. Los trabajadores ya no tienen que tener habilidades especiales, y deben competir con mano de obra barata no cualificada. Las hojas de cálculo individuales instaladas en cada uno de los ordenadores en una oficina permiten a los individuos acumular datos y hacer sus propios pronósticos sin cooperar con sus colegas. Este fenómeno conduce a la duplicación de los datos y el esfuerzo de toda la organización. La estructura de la hoja de cálculo aumenta los requisitos de almacenamiento sobre las necesidades de datos en bruto.